Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

“KARTU INDEKS UTAMA PASIEN (KIUP)”

1.      Pengertian KIUP

Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), baik dalam bentuk kertas maupun dalam format elektronik, selayaknya disusun secara akurat karena merupakan sumber data yang sangat penting dalam sarana pelayanan kesehatan. KIUP berfungsi sebagai alat pelacak data pasien dan sarana komunikasi antar bagian dalam pelayanan kesehatan pasien. KIUP digunakan untuk mengidentifikasi semua pasien yang pernah mendapat pelayanan dan merupakan catatan nomor rekam medis mereka berkaitan dengan nama pasien sebagai kuncinya. Indeks nama ini dapat dikelola secara manual atau sebagai bagian dari sistem komputer. Masa retensi KIUP bergantung kepada penggunaannya. Umumnya, untuk fasilitas pelayanan kesehatan (misalnya rumah sakit) KIUP disimpan secara permanen (diabadikan). Untuk pihak asuransi atau badan lainnya, bisa jadi memiliki kebijakan masa retensi KIUP yang berbeda.

KIUP adalah daftar permanen yang mengandung nama semua pasien yang pernah terlayani dan terfasilitasi di institusi pelayanan kesehatan terkait. KlUP juga bisa dijadikan kunci petunjuk lokasi rekam medis. KlUP dapat membantu petugas rekam pedis dalam mencari berkas rekam medis didalam rak penyimpanan. KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan.

Hal-hal yang terdapat pada KIUP :

a.       Informasi yang terdapat pada KIUP tergantung pada kebutuhan rumah sakit

b.      Berisi data, identitas sosial pasien

c.       Untuk menjaga kerahasiaan dan informasi pribadi pasien, maka dianogsis pasien tidak dicantumkan.

Informasi yg harus ada :

1.      Nama Lengkap (nama keluarga & nama diri) garis bawahi nama keluarga

2.      Alamat lengkap

3.      Nomor RM

4.      Tanggal lahir (hari, bulan, tahun), usia

5.      Informasi identitas lain ; nama ibu, nama bpk, pekerjaan, agama, jenis kelamin, dll.

6.      Tanggal masuk & keluar rawat

7.      Hasil (hidup atau meninggal)

8.      Nama dokter yg merawat

2.      Prosedur KIUP

a.       Petugas admission mengirim tembusan slip admission semua pas dirawat ke URM secara harian.

b.      Pengecekan dilakukan untuk menelusuri apakah ada pasien yg sudah pernah dirawat, jika sudah maka KIUP yang lama dicabut, kemudian dilengkapi dengan data terbaru seperti : alamat, nama, dll.

c.       Bila pasien belum punya KIUP, maka diterbitkan KIUPnya

d.      Dibeberapa RS KIUP disimpan secara terpisah (house file) & dikotak file KIUP diletakkan sampai pas keluar RS.

e.       Jika pas keluar, maka KIUP diambil dari in-house box, diisikan tanggal keluar, keadaan pulang [sembuh atau meninggal (pakai tinta merah)

3.      Penyimpanan KIUP

a.       Secara alfabetis

·         KIUP dijajar seperti lazimnya urutan kata dalam kamus.

·         Huruf abjad diurut berdasarkan nama keluarga (marga, nama pertama) yg diikuti nama pasien.

·         Bila ada nama keluarga pasien yang sama, maka disusun menurut abjad nama pasien, jika nama diri juga sama maka di susun berdasarkan nama tengah. Jika semuanya sama maka disusun berdasarkan tanggal lahir atau usia, dimana usia lebih tua ditaruh mendahului usia lebih muda.

·         Cara ini akan memudahkan dalam pengambilan kembali (retrieval)

·         Ada juga cara pengorganisasiannya berdasarkan tanggal & tahun kunjungan, hal ini akan menyulitkan dalam pengambilan kembali (retrieval).

4.      Peraturan Penjajaran KIUP

a.       Peraturan untuk menyimpan KIUP harus rinci, peraturan tersebut harus diletakkan dekat kotak KIUP untuk memudahkan rujukan.

b.      KIUP dimanfaatkan & disimpan hanya oleh petugas yg berwenang

c.       KIUP adalah file berkesinambungan & tidak dipisahkan atas dasar tahunan

d.      KIUP tidak boleh dikeluarkan dari lokasinya, jika keluarkan maka beri kartu pengganti.

e.       Audit KIUP dilakukan untuk memonitoring akurasi penjajaran, dg cara meletakan kartu dengan warna berbeda serta dengan ukuran yang lebih tinggi yang diletakan di belakang KIUP yang baru dijajar.

f.       Audit KIUP dilakukan secara periodic

g.      Pasien yang nama & alamatnya yang diganti, maka hrs diperbaiki KIUP nya

h.      Untuk memastikan setiap pasien punya KIUP, maka harus dilaksanakan prosedur, Langkah-langkahnya sbb :

1)      Pada setiap registrasi pastikan pasien sudah atau belum punya KIUP

2)      Setiap registrasi dibuatkan kopi tembusannya

3)      Kopi tembusan dikirim ke URM secara harian untuk dicek kembali KIUPnya

4)      Petugas mengetik KIUP baru

5)      KIUP disimpan secara alfabet dalam laci/rak yang sudah disediakan

6)      Bila RMnya kembali ke URM, maka KIUP dicek kembali untuk melihat kesalahan dalam pengisian

5.      Logistik & Peralatan

a.       Ukuran standar KIUP ; 3 x 5 inci (7,5 x 12,5 cm), ukuran bisa berubah tergantung pada kandungan informasi yang ada.

b.      Karena permanen, maka kartu harus kuat, tidak mudah rusak

c.       Indeks pemandu (index guides) sebagai pengganti KIUP yang dikeluarkan

d.      Peralatan penjajaran : laci penyimpanan, biasanya terdari dari 8 laci dalam 3 baris, untuk mempercepat dan memudahkan pengambilan kartu bila dibutuhkan maka :

·         Setiap laci diberi tanda keterangan huruf tempat penyimpanan KIUP.

·         Pembatas diletakkan pada susunan kartu disetiap pergantian abjad.

e.       Untuk kemudahan pencarian data pasien, dapat dilakukan melalui komputer.

f.       KIUP dapat disimpan secara komputerisasi.

6.      Elemen Data Inti Untuk KIUP

Elemen data yang terkandung dalam KIUP akan membantu untuk selayaknya memenuhi

hal-hal berikut ini :

a.       Mencocokkan pasien yang sedang didaftar dengan data pribadi mereka.

b.      Memperkecil terjadinya berkas ganda, baik dalam suatu fasilitas pelayanan maupun antar fasilitas pelayanan kesehatan.

c.       Menunjang penggabungan seluruh KIUP yang ada untuk membentuk satu KIUP global.

d.      Menunjang akses terhadap berkas pelayanan kesehatan jangka panjang

Semua hal ini akan dapat mempercepat akses informasi pasien, yang pada akhirnya merupakan keuntungan bagi pihak pasien maupun rumah sakit (provider kesehatan). Untuk mencapai tujuan ini, AHIMA telah merekomendasikan elemen data inti yang harus terkandung dalam KIUP.

7.      Elemen Data Inti Yang Harus Terkandung Dalam KIUP

Identifikasi pasien internal :

a.       Identitas primer yang dibutuhkan oleh rumah sakit untuk mengidentifikasi pasien saat mendaftar (misalnya, nomor rekam medis)

b.      Nama pasien

Nama lengkap dan sah dari pasien, termasuk inisial, sebutan akhir dan juga awalan

c.       Tanggal lahir

Meliputi tanggal, bulan dan tahun. Tahun kelahiran sebaiknya dicatat lengkap (4 digit), bukan hanya 2 angka tertakhirnya saja.

d.      Catatan tanggal lahir (qualifier)

Catatan penegasan yang menyatakan bahwa tanggal lahir pasien merupakan tanggal sebenarnya, atau hanya perkiraan (estimasi). Catatan ini akan menjelaskan bagian mana yang pasti diketahui dan mana yang hanya kira-kira (misalnya berbunyi “aktual”, “estimasi”)

e.       Jenis kelamin (gender)

Jenis kelamin pasien (misalnya laki-laki, perempuan, tidak diketahui atau tidak dapat diidentifikasikan)

f.       Suku bangsa (ras / etnik)

Suku bangsa pasien (atau jenis ras). Di Amerika, ras dicatat untuk keperluan statistik.

g.      Alamat

Catatan alamat atau lokasi tempat tinggal pasien. Pencatatan alamat ini harus lengkap, meliputi nama jalan, nomor (rumah / apartemen), kota, propinsi, kode pos, negara, dan juga jenis tempat tinggal (misalnya tempat tinggal tetap / permanen atau hanya alamat surat)

h.      Alias / nama lain

Nama lain yang dimiliki dan dikenal sebagai sebutan dari pasien tersebut selain nama aslinya.

i.        Nomor identitas penduduk

Nomor identifikasi personal yang diterbitkan oleh pemerintah (misalnya KTP di Indonesia atau SSN di Amerika).

j.        Kode identitas fasilitas pelayanan kesehatan

Nomor identitas dari fasilitas pelayanan ksehatan yangdituju oleh pasien. The Health Care Financing Administration (HCFA) telah mengembangkan sistem kode penomoran yang berlaku universal untuk setiap jenis fasilitas pelayanan kesehatan. Hal yang sama juga telah dikembangkan oleh the American Hospital Association (AHA). Sistem kode penomoran dari AHA dikembangkan secara terpusat, diperbarui secara periodik, mencakup sektor swasta dan pemerintah.

k.      Kode nomor keuangan (Account number)

Kode nomor yang digunakan oleh bagian keuangan atau akunting untuk mencatat semua pembiayaan dan pembayaran

l.        Tanggal kunjungan (masuk)

Tanggal kunjungan pasien. Setiap kunjungan dicatat secara lengkap tanggal, bulan dan tahunnya.

m.    Tanggal pulang (discharge)

Tanggal kepulangan atau kematian pasien. Setiap tanggal dicatat secara lengkap dengan bulan dan tahunnya.

n.      Jenis kunjungan

Kategori dari jenis kunjungan, misalnya IGD, URI, URJ, Home care, layanan elektronik (e-mail, Internet, telemedicine), dan sebagainya

o.      Disposisi pasien

Disposisi saat pasien pulang / keluar dari perawatan. Misalnya pulang ke rumah, dikirim ke RS khusus, pulang dengan pemantauan kunjungan rumah, pulang paksa, meninggal, dikirim ke RS lain, atau disposisi lainnya sesuai jenis dari KIUPnya.

8.      Elemen Data Tambahan (Opsional) KIUP

Elemen data berikut ini merupakan data tambahan dan bersifat opsional. Pencatatan satu atau beberapa elemen data ini dapat diharapkan membantu pelayanan gawat darurat, menunjang keakuratan identifikasi pasien selama proses registrasi, dan menunjang pencarian informasi pada masa mendatang. Bagaimanapun, tetap harus diperhatikan bahwa elemen data klinis bersifat sensitif dan rahasia. Oleh karena itu, akses terhadap jenis data ini hendaklah tetap terbatas hanya kepada mereka yang berhak untuk tahu saja.

1.      Catatan status perkawinan, misalnya belum menikah, menikah, hidup berpisah, janda, duda, atau tidak terdefinisikan

2.      Nomor telepon

Nomor telepon pasien yang dapat dihubungi pada saat dibutuhkan. Dalam hal ini bisa nomor telepon rumah, kantor, teman, tetangga, atau saudara.

3.      Nama keluarga dari ibu

Catatan nama keluarga, nama kecil, atau nama akhir dari ibu pasien.

4.      Tempat lahir   

Kota, propinsi, dan negara tempat pasien dilahirkan

5.      Konsultan langsung (advance directive) dan Pengganti pengambil keputusan (surrogate decision making).

Advance directive adalah catatan tentang seseorang yang dapat segera dihubungi karena mengetahui / memahami keadaan dan riwayat kesehatan pasien tersebut. Advance directive akan dibutuhkan saat pasien tidak dapat berkomunikasi atau tidak mampu menjelaskan keadaannya kepada petugas medis. Surrogate decision making adalah catatan tentang seseorang yang dapat menggantikan pasien untuk mengambil keputusan medis. Hal ini merupakan cara alternatif untuk mengambil keputusan medis terhadap pasien. Langkah ini ditempuh apabila tidak ada advance directive pada saat pasien tersebut tidak mampu untuk memberikan keputusan medis.

6.      Status sebagai donor organ tubuh

Catatan yang menyatakan apakah pasien tersebut telah bersedia untuk mendonorkan organ tubuhnya apabila meninggal.

7.      Kontak kegawatdaruratan

Catatan tentang nama, alamat, telepon, dan hubungan terhadap pasien yang merupakan alternatif pertama untuk dihubungi berkaitan dengan keadaan kesehatan pasien.

8.      Alergi / reaksi

Catatan mengenai riwayat alergi yang pernah dialami pasien berkaitan dengan riwayat medisnya. Informasi ini selayaknya berdasarkan kepastian dari pasien atau orang yang bertanggung jawab untuk memberikan informasi ini. Catatan ini juga meliputi bentuk / manifestasi dari reaksi alergi tersebut.

9.      Daftar masalah

Catatan tentang daftar masalah kesehatan dari pasien tersebut atau diagnosanya.

9.      Penulisan Nama Pada KIUP

Sistem penamaan pada KIUP sama dengan system penamaan pada RM. Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah / memperlancar dalam memberikan pelayanan rekam medis kepada yang datang berobat kerumah sakit. Sistem penamaan yang digunakan di rumah sakit mengunakan sistem penamaan sendiri dengan mengunakan KTP, SIM, Paspor dll.