Rekam Medis In-Aktif

“REKAM MEDIS IN-AKTIF”

Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.

Tabel.3. Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan

No.	KASUS	AKTIF	IN-AKTIF
1.	Penyakit dalam : a.    umum b.    jantung c.    paru-paru	5 tahun 10 tahun 5 tahun	2 tahun 2 tahun 2 tahun
2.	Saraf	5 tahun	2 tahun
3.	Penyakit kulit  : a.     umum b.     kusta	5 tahun 15 tahun	2 tahun 2 tahun
4.	Jiwa : a.     umum b.    Ketergantungan obat	10 tahun 15 tahun	5 tahun 2 tahun
5.	Anak	5 tahun	2 tahun
6.	Kebidanan/kandungan	5 tahun	2 tahun
7.	Bedah	5 tahun	2 tahun
8.	Bedah saraf	5 tahun	2 tahun
9.	Orthopedi	10 tahun	2 tahu
10.	THT	5 tahun	2 tahun
11.	Gigi dan mulut : a.     infeksi rahang 1)   dewasa 2)   anak b.     trauma c.     cacat bawaan 1)   celah bibir 2)   celah langit d.    kelainan rahang e.     tumor f.      exodentia g.     orthodentic h.     edodentic i.       periodentic 1)   protetic 2)   pedodentic	5 tahun 5 tahun 10 tahun 12 tahun 15 tahun 15 tahun 15 tahun 5 tahun 10 tahun 5 tahun 10 tahun 5 tahun	2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun
12.	Kasus lainnya	Ditentukan oleh SMF masing-masing sesuai ketentuannya

                Sumber : Buku Pedoman Rekam Medis (RSU Gunung Sitoli, 2005 : 35)

Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).

Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.