Sistem Penjajaran rekam Medis

“SISTEM PENJAJARAN”

Dokumen rekam medis yang disimpan di dalam rak penyimpanan disusun berdiri sejajar

satu dengan yang lainnya. Ada 3 sistem penjajaran dokumen rekam medis yaitu :

a.      Stright Numerical Filling

Adalah sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan berdasarkan angka langsung yang dijajarkan melalui angka belakang, misalnya 27-80-89 dan 27-80-90 dan sampai seterusnya.

Keuntungannya :

1.      Memudahkan dalam melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan dokumen rekam medis.

2.      Mudah mencari dokumen rekam medis dalam jumlah banyak dengan berurutan.

Kerugiannya :

1.      Terjadinya loss konsentrasi dokumen rekam medis pada rak penyimpanan untuk nomor besar.

2.      Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan karena tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.

b.      Middle Digit Filling

Sistem penjajaran dengan sistem angka terakhir yang sistem penyimpanan data rekam medisnya dengan menjajarkan folder data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok tengah.

55                                  12                               10

          Angka kedua              angka pertama                angka ketiga

Contoh :

99-68-98

99-68-99

00-69-00

00-69-01

Keuntungan :

1.      Memudahkan pengambilan seratus buah rekam medis  yang nomornya berurutan.

2.      Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem nomor akhir.

3.      Kelompok seratus buah rekam medis yang nomornya berurutan pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok seratus buah rekam medis untuk sistem angka tengah.

Kerugian :

1.      Memerlukan latihan dan bimbingan yang cukup lama

2.      Terjadi rak-rak kosong pada beberapa section apabila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif.

3.      Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik.

c.       Terminal Digit Filing

Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan data rekam medis dengan menjajarkan folder data rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka kelompok akhir.

27                                      08                                89

angka ketiga                   angka kedua                angka pertama

Contoh :

Seksi  10                      seksi 35           seksi 30

12-20-10                      98-22-35          98-99-30

13-20-10                      99-22-35          99-99-30

14-20-10                      00-23-35          seksi 31

15-20-10                      01-23-35          00-00-31

Keuntungan :

1.      Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata ke seratus kelompok (section) di dalam rak penyimpanan

2.      Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakkan di satu tempat di mana rekam medis harus disimpan di rak.

3.      Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan biasa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

Kerugian :

1.      Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam sistem angka akhir mungkin lebih lama dibandingkan latihan menggunakan sistem nomor langsung.

2.      Membutuhkan biaya awal yang lebih besar karena harus menyiapkan rak penyimpanan terlebih dahulu.